O fechamento mensal pode ser um período de alta pressão para qualquer departamento financeiro. E no centro de todo fechamento bem-sucedido está a conciliação contábil: o processo de verificar se os saldos da contabilidade batem com os extratos e relatórios externos. Para um analista, dominar essa tarefa é o primeiro passo para se tornar um profissional de confiança.
Em vez de se perder em dezenas de contas, vamos focar nas 5 que são a espinha dorsal de qualquer negócio. Dominá-las é dominar 80% do trabalho.
1. Caixa e Equivalentes de Caixa (Bancos)
Esta é a conciliação mais fundamental. O saldo da conta "Bancos" no seu sistema contábil deve ser idêntico ao saldo final do extrato bancário.
- O que fazer: Compare, linha por linha, cada lançamento do extrato bancário com os lançamentos no seu sistema (ERP).
- Erros comuns a procurar:
- Tarifas bancárias não contabilizadas.
- Pagamentos ou recebimentos registrados no sistema com a data errada.
- IOF não contabilizado ou contabilizado errado.
- Dica de ouro: Use a função de "casamento" ou "conciliação automática" do seu sistema, se houver. Ela faz o trabalho pesado e deixa para você apenas as divergências.
2. Fornecedores (Contas a Pagar)
O saldo da conta "Fornecedores" no seu balancete deve ser igual à soma de todas as notas fiscais de fornecedores que ainda não foram pagas.
- O que fazer: Gere um relatório de "Contas a Pagar em Aberto" no seu sistema e compare o total com o saldo contábil.
- Erros comuns:
- Notas fiscais pagas, mas que não foram baixadas no sistema.
- Pagamentos parciais registrados incorretamente.
- Adiantamentos a fornecedores não contabilizados na conta correta.
- Esquecer dos ajustes de câmbio para faturas em moeda estrangeira.
- Provisionar os serviços já recebidos, mas cujas NFs que ainda não chegaram
3. Clientes (Contas a Receber)
Similar aos fornecedores, o saldo de "Clientes" ou "Duplicatas a Receber" na contabilidade deve corresponder ao total de todas as vendas que sua empresa fez e ainda não recebeu.
- O que fazer: Emita um relatório de "Contas a Receber em Aberto" e valide o total contra o saldo contábil.
- Erros comuns:
- Recebimentos de clientes não baixados no sistema.
- Devoluções de vendas ou descontos concedidos que não foram registrados na contabilidade.
- Vendas faturadas no fim do mês cujo recebimento só foi identificado no mês seguinte.
- Serviços prestados por mais de 1 mês devem ser contabilizados conforme a prestação e não todo de uma vez
- Esquecer da provisão para PCE
4. Impostos a Recolher/Recuperar
Esta conciliação exige um pouco mais de atenção. O saldo das contas de impostos (ICMS, PIS, COFINS, ISS, etc.) deve bater com as guias de apuração fiscal.
- O que fazer: Pegue a apuração fiscal (o documento que o setor fiscal gera para calcular o imposto a pagar) e compare o valor devido com o saldo da conta "Impostos a Recolher" no passivo.
- Erros comuns a procurar:
- Créditos de impostos (impostos a recuperar) não utilizados ou registrados na conta errada.
- Diferenças de arredondamento entre o sistema financeiro e o sistema fiscal.
5. Folha de Pagamento e Encargos
O saldo das contas "Salários a Pagar", "INSS a Recolher" e "FGTS a Recolher" deve ser exatamente o mesmo dos valores apresentados no resumo da folha de pagamento.
- O que fazer: Compare o relatório resumo da folha de pagamento com os saldos contábeis correspondentes.
- Erros comuns a procurar:
- Provisões de férias e 13º salário calculadas de forma incorreta.
- Adiantamentos salariais não descontados corretamente na contabilidade.
Dominar a conciliação não é apenas sobre encontrar erros. É sobre entender a operação da empresa através dos números, garantindo que a informação financeira seja confiável e precisa. É a base para qualquer análise gerencial futura.
Comece por estas 5 contas. Crie um checklist, seja metódico e, em pouco tempo, o fechamento contábil deixará de ser um monstro para se tornar um processo que você controla.